Wie regeln KMU das Arbeiten im Homeoffice?

Arbeiten im Homeoffice

Arbeiten im Homeoffice
Bild von Rolf Hassel auf Pixabay

Für zahlreiche KMU war das Arbeiten im Homeoffice für Mitarbeitende vor dem COVID-19 Ausbruch kein Thema. Aber wie regeln KMU das Arbeiten im Homeoffice?

Daniela Schlick von strategit klärt im Interview mit Dr. Franz Brandstetter, Fachexperte für Wirtschaftsrecht und Lehrbeauftragter an der Westfälischen Hochschule, welche Rechte und Pflichten mit Homeoffice verbunden sind. Und welche wesentlichen Vereinbarungen für Telearbeit zu treffen sind.

strategit: Bevor wir tiefer thematisch eintauchen, freue ich mich,  wenn du etwas zu deiner Person und deinem Werdegang erzählst.

Brandstetter: Vielen Dank für die Einladung zum Gespräch.

Dr. Franz Brandstetter
Unternehmensberatung

Ich bin Jurist und habe vor allem in Rechtsabteilungen gearbeitet. Seit nunmehr fast 20 Jahren bin ich als Unternehmensberater und Trainer selbständig tätig. Ich halte Seminare zu Arbeits- und Vertragsrecht und Lehrgänge für Datenschutzbeauftragte und unterrichte an der Westfälischen Hochschule im Fachbereich Wirtschaftsrecht. Als Unternehmensberater nutze ich meine Rechtskenntnisse um HR Themen, Vertrags- oder Datenschutzfragen in Unternehmen umzusetzen. Über den Datenschutz bin ich zur Digitalisierungszertifizierung KMU Digital gekommen.

Rechtssicherheit für das Arbeiten im Homeoffice

strategit: Die Bundesregierung fordert aufgrund der Pandemie eindringlich dazu auf, dass so viele Betriebe wie möglich auf Homeoffice umstellen sollen. Doch es gibt durchaus auch fehlende Rechtssicherheit hinsichtlich des Teleworkings. Darf der Arbeitgeber Homeoffice einseitig anordnen? Können Mitarbeitende der Regierungsempfehlung „nur zur Arbeit gehen, wenn das notwendig ist“ gegen den Willen des Arbeitgebers nachkommen?

Brandstetter: Angesichts der ausdrücklichen Aufforderung der Regierung, dass alle Arbeiten, die im Homeoffice verrichtet werden können, auch von zuhause aus zu verrichten sind, wird derzeit vertreten, dass in dieser Ausnahmesituation

(i) der Arbeitnehmer – aufgrund seiner Treuepflicht – verpflichtet ist, vom Homeoffice aus zu arbeiten, und umgekehrt auch

(ii) der Arbeitgeber – aufgrund seiner Fürsorgepflicht – zu einer entsprechenden Anordnung verpflichtet ist.

Dennoch soll Homeoffice zwischen Arbeitnehmer und Arbeitgeber vereinbart werden

Eine Anordnung durch den Arbeitgeber ist nur dann möglich, wenn schon vorab eine Vereinbarung im Arbeitsvertrag enthalten ist. Oder sich darin eine sogenannte „Versetzungsklausel“ findet, wonach man einseitig an einen anderen als den ur-sprünglich vereinbarten Arbeitsort versetzt werden kann.
Homeoffice ist auch dann möglich, wenn der Mitarbeiter zwar in Quarantäne ist, aber selbst nicht erkrankt ist.

So regeln KMU die Zusammenarbeit im Homeoffice

strategit: Eine schriftliche Vereinbarung zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer für Telearbeitsplätze gibt es aber nicht allerorts. Was sind die wesentlichen Punkte über die sich die Parteien verständigen müssen?

Brandstetter: Die Vereinbarung von Telearbeit oder Homeoffice ergänzt in der Regel den bereits bestehenden Arbeitsvertrag. Es wird zusätzlich vereinbart, dass Arbeitende – ab einem vereinbarten Datum – Arbeitsleistungen an einem Telearbeitsplatz – etwa im Home-Office – erbringt.

Was sollte man bei der Zusatzvereinbarung beachten:

  • Wichtig ist, sich den Kopf darüber zu zerbrechen, wie mit dem Unternehmen und mit den KollegInnen kommuniziert wird, zu welchen Zeiten sich Teams virtuell treffen und wie Wissen ausgetauscht werden kann. Im Homeoffice entfällt ja das „in die Firma“ gehen. Deshalb kann es Sinn machen, etwa anstatt der Gleitzeitvereinbarung vorübergehend wieder fixe Arbeitszeiten zu vereinbaren. Damit ist für den Arbeitgeber klar, wann gearbeitet wird und für die Mitarbeiter ist geklärt, wann Freizeit ist.
  • Weiters sollte man sich überlegen, wie der Zugang zu Wissensdatenbanken oder Bücher sichergestellt werden kann.
  • Nicht zuletzt sollte man sich auch Gedanken darüber machen, wann und wie „andauerndes“ Homeoffice beendet wird.

Homeoffice evaluieren: Vorteile nutzen – Nachteile vermeiden

Mitarbeitende und Arbeitgeber sollten Homeoffice auch zum Anlass nehmen, dar-über nachzudenken, was im Büro besser funktioniert und was zu Hause besser läuft. Die Frage ist, wie wir das Beste aus beiden Welten in unsere zukünftige Arbeitswelt integrieren können und größtmöglichen Nutzen daraus ziehen. Ich bin überzeugt davon, dass unser Homeoffice Erfahrungen unsere zukünftige Arbeitswelt beeinflussen und verändern wird, weil es für alle Parteien Vor- und Nachteile bringt und wir alle Vorteile nutzen und die Nachteile vermeiden sollten.

Datensicherheit beim Arbeiten im Homeoffice

strategit: Menschen arbeiten derzeit unter unterschiedlichsten Bedingungen in ihren Wohnräumen, in WGs, auf ihren Terrassen oder in ihren Gärten. Wie sicher sind da Geschäftsgeheimnisse und persönliche Daten? Wer trägt die Verantwortung für datenschutzkonformes Arbeiten im Homeoffice und welche Datenschutz-Maßnahmen müssen getroffen werden?

Brandstetter: Datensicherheit ist natürlich ein großes Thema. Das Unternehmen bleibt für die Einhaltung von Datensicherheit und Datenschutz verantwortlich und muss auch auf die Wahrung von Betriebs- und Geschäftsgeheimnissen achten. Alle Maßnahmen, die ein Unternehmen im Büro gewährleisten muss, müssen auch im Homeoffice sichergestellt sein. Das betrifft etwa

  • die Verfügbarkeit von Daten oder deren sichere Speicherung.
  • Personenbezogene Daten müssen durch Zutrittskontrolle (Equipment versperren), Zugangskontrolle (Passwortschutz) und Zugriffskontrolle geschützt werden. Wenngleich das Unternehmen verantwortlich ist, haftet auch der Mitarbeiter, und zwar nach den Grundsätzen des Dienstnehmerhaftpflichtrechtes, vor allem bei fahrlässigem Missachten seiner Pflichten.
  • Ein allfälliger Schaden, der dem Arbeitgeber aus einem Fehlverhalten entsteht, unterliegt aber einem sogenannten richterlichen Mäßigungsrecht. Nur für entschuldbare Fehlleistungen haftet der Mitarbeiter nicht.

IT-Sicherheit am Telearbeitsplatz

strategit: Der ORF hat Ende März von einem Anstieg bei Cybercrime-Delikten berichtet. Kriminelle bahnen sich über die teilweise unzureichend gesicherte (private) Hardware der Mitarbeitenden im Homeoffice, den Weg in Unternehmensnetzwerke. Wer sorgt üblicherweise für die IT-Sicherheit am Telearbeitsplatz und wer haftet ggf. für einen Schaden?

Brandstetter: Das Unternehmen hat für IT Sicherheit am Arbeitsplatz zu sorgen, egal ob im Büro oder im Homeoffice und der Arbeitgeber hat auch im Homeoffice für die Arbeitsmittel zu sorgen und die allenfalls anfallenden Kosten (zB für Internet, Handy) zu übernehmen. Der Arbeitgeber muss auf sichere Datenübertragung, Verschlüsselung etc. achten, ihn würde in den meisten Fällen auch ein ev. Schadensfall treffen.

strategit: Unternehmer haben neben dem Haftungsrisiko, das durch Telearbeitsplätze entsteht auch eine Fürsorgepflicht gegenüber den Mitarbeitenden. Dürfen Arbeitgeber bei den Mitarbeitenden Nachschau halten, ob die vereinbarten Standards im Homeoffice eingehalten werden? Wie können sich die Leser die „Telearbeitsplatzprüfung“ in der Praxis vorstellen?

Brandstetter: Eine Überprüfung in der privaten Wohnung ist ohne vorherige Vereinbarung nicht zulässig, übrigens auch nicht durch den Arbeitsinspektor oder den Betriebsrat. „My home is my castle“ gilt hier uneingeschränkt.

strategit: Abschließend noch eine Frage: Was macht dein Unternehmen besonders? Warum arbeiten Unternehmen gerne mit Dr. Franz Brandstetter Unternehmensberatung?

Brandstetter: Digitalisierung und Datenschutz sind gekommen, um zu bleiben. Mein rechtswissenschaftliche Background ermöglicht es mir, Themen vom Anfang bis zum Ende durchzudenken und solide Lösungen zu erarbeiten. Mit meinen Netzwerkpartnern kann ich fehlende Expertise ergänzen, so können auch kleine Unternehmen große Projekte stemmen. So werden Konzepte nicht nur am Papier erstellt, sondern auch praktisch umgesetzt.

Vielen Dank für das aufschlussreiche Gespräch und die Praxistipps für KMU lieber Franz.

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